"O cara” da equipe teve que se ausentar! E agora?

De forma planejada ou não, se afastar das atividades da organização pode trazer dificuldades que, muitas vezes, resultam em algo extremamente prejudicial e difícil de se identificar, que é o desperdício de tempo. Isso porque, quem assume as atividades de quem se ausentou, precisa investir tempo para aprender, ou se atualizar, sobre como as coisas funcionavam, ou seja, como determinadas atividades eram feitas. Isso, toma um tempo maior para executar essas atividades, até que o novo responsável por elas entre no ritmo ideal. Esse tipo de situação, costuma, no mínimo, atrapalhar o bom andamento da organização mas, muitas vezes, traz um dos mais perigosos dos prejuízos, aquele que você tem dificuldade para identificar ou mensurar.

Outra situação que costuma gerar transtornos, é quando surge na organização, a notícia, muitas vezes repentina, de que algum membro da equipe está de partida. Uma das primeiras preocupações dos gestores, é identificar se as atividades executadas por essa pessoa são críticas, importantes, complexas e, ainda, se alguém da equipe é capaz de assumir essas atividades ou se precisarão contratar alguém, com os devidos conhecimentos, para que as atividades continuem sendo executadas da melhor forma possível. Independente da forma com que isso acontece, o resultado, muitas vezes, é de muita dor de cabeça e tempo jogado fora. Isso porque, o novo colaborador precisa alcançar o ritmo ideal de execução das atividades, e até que isso aconteça, poderá trazer prejuízos imensuráveis para a organização.

Outra situação clássica que ocorre em qualquer tipo de organização e pode resultar em muitos problemas, principalmente relacionado a desperdício de tempo, é quando há a necessidade de se contratar, ou promover, alguém para assumir as funções de outra pessoa que, por sua vez, assumirá uma nova posição na organização. Aqui o resultado negativo pode ser em dobro, pois os dois colaboradores terão seus desempenhos comprometidos, já que, o que será promovido levará mais tempo para executar as novas atividades e o que assumirá a posição dele, também precisará de mais tempo para aprender tudo da forma correta.

Os possíveis problemas e prejuízos são muitos e o caminho para diminuir os impactos das situações expostas acima são conhecidos pela maioria dos gestores. A maioria deles sabem o que tem que ser feito (Mapear processos, criar procedimentos, manuais/instruções de trabalho, etc.), mas muitos não sabem como fazer ou qual ferramenta utilizar. Isso faz com que tudo continue como sempre foi, ou seja, colaboradores desperdiçando tempo, consequentemente, trazendo prejuízos para a organização.

Há uma pequena parcela de organizações, que até documentam os seus processos, mas muitas vezes da forma errada, sem utilizar padrões e ferramentas corretas. Mas muitas vezes não é por não quererem, mas sim por não terem acesso às ferramentas que deixam os documentos dos processos intimamente ligados aos sistemas e controles da organização, fazendo com que, muitas vezes, o que está documentado não aconteça.

Grandes organizações investem muito dinheiro em softwares caríssimos, tanto para adquiri-los, como para sustentá-los, com o objetivo de fazer com que os processos que forem definidos, realmente aconteçam. A cada dia os sistemas de gestão evoluem, se popularizam e poder contar com uma ferramenta que proporciona a possibilidade de desenhar e documentar processos, organizando e criando os fluxos de atividades, intimamente vinculados aos formulários de cadastros, lançamentos, relatórios, integrações, etc. tem sido a cada dia mais comum.

O Flowch é uma dessas ferramentas e faz com que qualquer controle, já nasça sendo orquestrado por processos, devidamente definidos, resolvendo, assim, o principal problema das organizações (Fazer com que os fluxos de atividades, que foram desenhados, realmente aconteçam), e fazendo com que você, e os envolvidos com as mesmas, desperdice menos tempo, quando pessoas precisarem executar novas atividades.

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