Está louco? Acha que eu não sei gerir a minha organização?

Ao perguntar para Henry se os processos gerenciais e operacionais da organização dele estavam documentados, a resposta foi: “É claro que sim, há alguns anos nós contratamos uma empresa para fazer isso. Esse assunto é velho, já foi amplamente discutido aqui e foi tudo mapeado”. Mas, ao dar uma olhada na documentação e fazer meia dúzia de perguntas, a feição dele mudou e, sem que eu perguntasse, ele disse: “Eu acho que a documentação está um pouco desatualizada. Mas é complicado, as coisas mudam, os sistemas evoluem e a prioridade é a produção”.

Assim como Henry, há muitos gestores de organizações que investem em empresas de consultoria, para fazerem o mapeamento dos processos de produção, administração, gestão, etc., mas a grande maioria desperdiça dinheiro. Não porque os consultores de processos fazem um mau trabalho e muito menos devido aos gestores serem maus profissionais. Mas sim, porque normalmente as ferramentas utilizadas, não passam de editores de textos e desenhos de fluxogramas, onde os processos são descritos, por meio de manuais (procedimentos e instruções de trabalho), e processos desenhados em BPMN (Business Process Model and Notation ou, em português, Modelo e Notação de Processos de Negócio).

Enquanto não há mudanças no quadro de colaboradores, tudo segue bem, mas quando "o cara" da equipe precisa se ausentar, é o momento em que fica evidente que seria muito importante se os processos estivessem devidamente atualizados, pois, com isso, a curva de aprendizado de novos colaboradores seria bem menor e muitos problemas e prejuízos seriam evitados. Mas há outros problemas que colaboram com essa situação e que, a cada dia, a tecnologia vem resolvendo - é exatamente isso que abordaremos a seguir.

Um dos pontos que mais colabora com a desatualização da documentação dos processos, é a falta de aparelhamento entre a documentação e os sistemas de controle e gestão das organizações. Isso porque, a atualização dos sistemas independe da documentação e vice-e-versa, mas o ideal seria que eles (Sistemas e documentações) estivessem intimamente vinculados e um dependesse do outro, para que os controles gerenciais e operacionais fossem feitos. Assim, o conhecimento a cerca dos processos não estaria em manuais, muito menos nas cabeças dos colaboradores, ou seja, os próprios sistemas deveriam ser orquestrados por processos e não depender tanto de ações de pessoas.

Não estou dizendo que os métodos antigos de mapeamento de processos não funcionam, mas sim, que são poucas as empresas que investem, continuamente, em boas empresas de consultoria ou mantém bons setores internos, focados em mapeamento, medição e melhoria de processos.

Grandes empresas de tecnologia, que mantém sistemas igualmente grandiosos e tradicionais, defendem, por meio de seus departamentos de marketing e comercial, que suas ferramentas fazem gestão de processos, que são flexíveis, que têm essa ou aquela tecnologia, etc., etc., etc., mas, na prática, não conseguem fazer com que seus monstruosos sistemas levem para os seus clientes o que prometem. Isso porque, a maioria desses sistemas foram desenvolvidos há décadas e arquitetados com outro foco. Na época em que foram desenvolvidos, o simples fato de criarem centenas ou milhares de formulários relacionados já era uma inovação, mas as coisas mudaram.

A cada dia surgem novas tecnologias e, principalmente técnicas de desenvolvimento de softwares, que estão viabilizando teorias, tirando-as do papel e fazendo com que a velha forma de sistematizar, seja a cada dia menos utilizada, dando lugar a ferramentas que fazem o mesmo que as ultrapassadas, só que melhor, de forma inteligente e proporcionando às organizações, sistemas que fazem o controle de processos operacionais e gerenciais, vinculando, verdadeiramente, o tão famoso mapeamento de processos aos formulários de cadastros, lançamentos de dados, apontamentos, análises, etc., ou seja, não estamos falando de simples e limitados "kanbans digitais", nem em simples sistemas de gestão de tarefas, mas sim em ferramentas que estão surgindo no mercado de tecnologia, que estão revolucionando e quebrando paradigmas.

Uma delas é o Flowch, cujo foco principal é fazer com que o mapeamento dos processos estejam, intimamente, ligados aos formulários de cadastros, lançamentos de dados, controles, análises, etc., ou seja, nesse tipo de ferramenta, nada acontece sem que um processo seja devidamente definido e, com isso, diminui-se a necessidade de os colaboradores saberem o que deve ser feito, pois, a partir do momento que um processo for iniciado, manual ou automaticamente, os formulários serão apresentados aos colaboradores certos e na hora certa.

Por tanto, nos dias atuais, o simples fato de ter um sistema tradicional ou processos mapeados, não é sinônimo de estar gerindo sua organização da melhor forma possível. Cadastre-se ou no mínimo agende uma apresentação para conhecer o Flowch em detalhes, uma ferramenta de criação de sistemas POS (Process-Oriented System ou, em português, Sistema Orientado por Processos) e que lhe proporciona criar seus controles de forma 100% no-code (Sem código).